Eerste keer: je ontvangt van Directie een uitnodigingsmail van info@flex-solvo.nl. Klik op Account activeren, kies een wachtwoord van minimaal 6 tekens en bevestig — je bent daarna direct ingelogd. Voortaan log je in op app.flex-solvo.nl.

Wachtwoord vergeten: vul op het inlogscherm je e-mailadres in en klik op "Wachtwoord vergeten?". Je krijgt binnen enkele minuten een herstel-mail in Flex-Solvo-huisstijl; check ook je spam-map.

Meerdere apparaten: je kunt op computer, tablet en telefoon tegelijk ingelogd zijn — wijzigingen van collega's verschijnen live, zonder verversen. Bij het inloggen controleert de app zelf of je de nieuwste versie hebt en ververst zo nodig automatisch; zie je tijdens het werken onderin "nieuwe versie beschikbaar", klik dan op Vernieuwen zodra het uitkomt.

De Berichtenbox op Home is je dagelijkse startpunt: die verzamelt automatisch alles wat aandacht vraagt — documenten die nog getekend moeten worden, contracten die binnenkort aflopen, medewerkers die van fase wisselen, openstaande ziekmeldingen en onvolledige registraties. Elke regel is klikbaar en brengt je direct naar de juiste plek. Is de box leeg, dan ben je bij.

Mobiel: de app werkt volledig op telefoon en tablet — lijsten worden dan een "eerst kiezen, dan detail"-weergave met een terugknop. Handig voor een snelle ziekmelding of het opzoeken van een telefoonnummer onderweg.

Nieuwe medewerker: Medewerkers → + Nieuw → vul de wizard in (persoonsgegevens, adres, bank, legitimatiebewijs, loon-instellingen; velden met * zijn verplicht). Sneller: nodig de medewerker uit voor het portaal (hoofdstuk 5) — dan vult die alles zelf in, in de eigen taal, en upload je zelf niets.

Lijst-filters: Actief (standaard), Onvolledig (registratie nog niet compleet) en Archief (uit dienst).

De medewerker-kaart (klik op een naam) heeft vier tabbladen:

Goed om te weten bij de subtabs: onder Reserveringen zie je precies hoeveel vakantiegeld en vakantie-uren een medewerker heeft opgebouwd en wanneer er is uitbetaald — dé plek bij vragen over "hoeveel vakantiegeld krijg ik?". Onder Inhoudingen staat per week wat er daadwerkelijk is ingehouden voor huisvesting, zorgverzekering of overige posten, inclusief doorgeschoven bedragen als het netto een week te laag was. Onder Contracten volg je de fase-historie (A → B → C); de app telt de gewerkte weken zelf.

Wat alleen Directie kan: medewerkers, inleners en documenten definitief verwijderen, gebruikersrechten aanpassen en de Instellingen/Wijzigingslog inzien. Als Intercedent kun je alles aanmaken en bijwerken — verwijderen loopt via Directie, zodat er nooit per ongeluk iets kwijtraakt.

Handmatig genereren: medewerker-kaart → Documenten → + Document genereren → kies het type (uitzendovereenkomst, werkgeversverklaring, verklaringen, enz.). Het document wordt gevuld met de actuele gegevens en verschijnt als Concept. Met de Scrive-knop verstuur je het ter digitale ondertekening.

Automatisch: bij bepaalde gebeurtenissen zet de app documenten klaar die 60 minuten later automatisch ter ondertekening worden verstuurd. In die tussentijd zie je ze bovenaan de Documenten-tab onder "Geplande automatische documenten", met Bekijken (controleer per document precies wat er verstuurd wordt) en Annuleren.

Statussen: Concept = gegenereerd, nog niet verstuurd · Verstuurd = ondertekenverzoek staat uit bij de medewerker · Ondertekend/Afgerond = getekend en definitief. Wordt een al ondertekend document opnieuw gegenereerd (bv. een nieuwe huurovereenkomst bij verhuizing), dan bewaart de app de oude ondertekende versie automatisch in het archief — die oudere versies kun je bij het document altijd terugkijken.

Meertalig: contracten en verklaringen worden gegenereerd in de taal van de medewerker (in te stellen op de kaart of via het portaal), met het Nederlands ernaast waar dat juridisch hoort. De ondertekenmail van Scrive volgt dezelfde taal. Blijft een verzoek lang op "Verstuurd" staan, verstuur het dan gewoon opnieuw via de Scrive-knop — het oude verzoek vervalt vanzelf.

Medewerkers loggen in op een eigen, afgeschermd portaal: eerst ronden ze er hun registratie af, daarna zien ze er hun loonstroken (bekijken + PDF), documenten, uren per verloonde periode en jaaropgave (met officiële PDF) — alles in hun eigen taal (11 talen, zelf te wisselen). Een portaal-account geeft nooit toegang tot dit beheersysteem.

Nieuwe medewerker uitnodigen: Extra functies → Medewerker uitnodigen (portaal) → naam, e-mailadres en taal → versturen. De uitnodigingsmail, het wachtwoord-scherm en het registratieformulier verschijnen in die taal, en er ontstaat meteen een registratie onder Medewerkers → Onvolledig.

Bestaande medewerker uitnodigen: medewerker-kaart → Details → Gebruiker → Portaal-uitnodiging versturen (e-mail en taal staan al ingevuld). De al bekende gegevens blijven staan; de medewerker vult alleen aan wat ontbreekt.

Wat de medewerker uploadt: ID-bewijs voorzijde (bij paspoort: de fotopagina), ID-bewijs achterzijde (verplicht bij identiteitskaart of verblijfsvergunning), kopie BSN en een bankbewijs. Zodra alle verplichte velden en documenten binnen zijn, ziet de medewerker automatisch het portaal in plaats van het registratieformulier — en gaan de automatische documenten uit hoofdstuk 4 lopen.

Wat de medewerker daarna in het portaal ziet:

De 11 beschikbare talen: Nederlands, Engels, Pools, Roemeens, Bulgaars, Spaans, Portugees, Litouws, Lets, Oekraïens en Hongaars. De taal-keuze bepaalt ook de taal van contracten en loonstroken.

Ziek melden: klik rechtsboven op + Ziek melden, kies de medewerker en de eerste ziektedag. Vink bedrijfsongeval aan als de ziekte door een ongeval op het werk komt (dan gelden er geen wachtdagen) en loonsanctie alleen op instructie van Directie. De medewerker krijgt automatisch een bevestigingsmail.

Herstel: open de melding bij Extra functies → Ziekmeldingen en registreer de herstelmelding — ook die wordt per mail bevestigd. Wachtdagen en het ziektegeld-percentage (per inlener ingesteld, inclusief duur-staffels) rekent de app automatisch mee zodra de week wordt verloond; bij het berekenen krijg je een controlevraag met het voorgestelde aantal wachtdagen.

Hoe het loon doorloopt bij ziekte: over de eerste ziektedag(en) — de wachtdagen — wordt geen loon doorbetaald; hoeveel dat er zijn hangt af van de afspraken met de inlener, en bij aansluitende ziekteweken worden die niet opnieuw gerekend. Daarna geldt het ziektegeld-percentage over de gemiddelde uren van de afgelopen 13 weken (incidentele overwerkpieken tellen daarin niet mee). Bij een bedrijfsongeval vervallen de wachtdagen volledig; een loonsanctie zet de doorbetaling stop en gebruik je uitsluitend op instructie van Directie. Je hoeft hier zelf niets voor te rekenen — alles verschijnt transparant op de loonstrook.

Huisvestingplanning: beheer huizen en kamers en koppel medewerkers aan een kamer (met ingangsdatum — die mag in de toekomst liggen; de huurovereenkomst wacht dan netjes tot de ingangsdatum). Per huis zie je de bezetting in één oogopslag. De loon-inhouding voor huisvesting volgt automatisch uit deze koppeling, binnen de wettelijke grens (max. 25% van het WML) — en de huurovereenkomst wordt automatisch klaargezet (hoofdstuk 4). Verhuist iemand, dan wordt bij de nieuwe kamer automatisch een bijgewerkte huurovereenkomst gemaakt en de oude ondertekende versie gearchiveerd.

Transportplanning: plan voertuigen met chauffeur en passagiers per dag. Koppel je iemand als chauffeur, dan wordt het autocontract automatisch klaargezet. Zo zie je ook meteen wie er bij wie in de auto zit — handig bij het plannen van nieuwe medewerkers op dezelfde route.

Vacature aanmaken: Werving → Vacatures → Nieuw → kies de inlener en vul de eisen in: sector, rijbewijs, Code 95, Nederlands- en Engels-niveau, heftruck-/reachtruckervaring. Kandidaat toevoegen: handmatig, of upload een CV — de CV-extractie vult het formulier zo ver mogelijk automatisch in (altijd even nalopen).

Pipeline: elke sollicitatie doorloopt de vaste stappen Nieuw → Screening → Interview → Aangeboden → Geplaatst (of Afgewezen), zodat je in één oogopslag ziet waar iedere kandidaat staat.

Matching: bij een vacature zie je per kandidaat een score van 0–100, opgebouwd uit zeven uitlegbare criteria — geen black box:

Alleen criteria die de vacature écht stelt tellen mee, en de uitleg per criterium staat bij elke score. De score sluit niemand uit — het is een sorteerhulp. Plaatsing: een aangenomen kandidaat zet je met één actie om naar medewerker + tewerkstelling; alle ingevoerde gegevens (incl. taal en documenten) gaan mee, dus niets hoeft dubbel ingevoerd.

AVG: kandidaatgegevens zijn persoonsgegevens — voer alleen in wat nodig is en ruim afgewezen kandidaten op volgens de bewaartermijn-afspraken.